Vragen over organisatiewaarden

Waardensystemen als fundament voor vernieuwing

Een belangrijk gemeenschappelijk kenmerk van organisaties die langdurig succesvol zijn is niet het visionaire charisma van de leider, maar een expliciet stelsel van waarden en zingeving dat de medewerkers op alle niveaus aan elkaar verbindt en van waaruit iedere keer weer opnieuw energie ontstaat om zich met succes aan de omgeving aan te passen.

Voor velen zal dit klinken als een uitdagende, maar niet te realiseren droom. Maar onze ervaring is dat mensen in deze organisaties hun commitment vooral verbonden hebben aan het waardensysteem en de zingeving van de organisatie, meer dan aan allerlei manieren, technieken, management-hypes, om deze hogere doelen te realiseren. Waardensystemen hebben de kracht om mensen te bewegen een bepaalde markt te verlaten als hun diepere opvattingen daardoor onder druk komen. Liever dat, dan die waarden laten vallen of daaraan minder betekenis toekennen. De krachtigste werking voor organisaties van waardensystemen ligt dan ook in het expliciet zijn van waarden en zingeving en in de wil van de werkgemeenschap juist die combinatie ook actief met elkaar te handhaven. Daar ligt de basis voor commitment, voortdurende innovatie en continuïteit.

Leiderschap als proces

Een van de belangrijke rollen van leiders in organisaties is leiding te geven aan het totstandkomen en handhaven van een effectief werkklimaat in de organisatie:

"Leidinggeven is het proces om een groep van verschillende mensen samen te brengen om als een team effectief te werken naar een gezamenlijk doel onder wisselende en vaak moeilijke omstandigheden, waarbij zoveel mogelijk wordt bemiddeld bij eventuele conflictsituaties, niet wordt gezocht naar een zondebok en met macht gepast en verstandig wordt omgegaan".

Leiders moeten vanzelfsprekend over vele kwaliteiten beschikken, zoals vakkennis en de meest cruciale managementcompetenties, maar wij focussen hier op de kwaliteiten om onderlinge relaties in de organisaties te optimaliseren, waardoor samenwerking effectief tot stand komt en de kwaliteiten van de groep(en) optimaal worden uitgenut.

Met andere woorden het mee helpen creëren van een waardensysteem dat voor de medewerkers de uitdaging vormt om zich volledig in te zetten voor de organisatie en hen aanzet tot het zelf mobiliseren van de relaties binnen hun werkomgeving.

Waarden op drie niveaus

Waardensystemen komen we op drie niveaus in de organisatie tegen:

Op organisatieniveau spreken we over (werk)cultuur of organisatiecultuur, het vaak moeilijk onder woorden te brengen samenstel van waarden en normen waarover iemand ooit zei "het is boterzacht als je het wilt opschrijven, en zo hard als beton als je er tegen aanloopt". Organisaties zoeken op dit niveau naar een aansprekende werkcultuur die voor de medewerkers en de klanten herkenbaar en uitnodigend is en het gewenste imago van de organisatie intern en extern bevestigt en versterkt.

Op teamniveau spreken we over de effectiviteit van teams. Over het belang van teams hoeft tegenwoordig niet meer te worden geschreven, in ieder organisatieconcept is er behoefte aan goed samenwerkende teams, taakgerichte teams, projectteams, ontwikkelingsteams etc.; teams die in verschillende mate een beroep doen op samenwerking, maar niet zonder een effectief gezamenlijk waardensysteem kunnen. In teams kunnen de deelnemers goed, maar soms ook desastreus met elkaar omgaan.

Organisaties zoeken dan ook voortdurend naar de optimale effectiviteit in teams. Op individueel niveau spreken we over "persoonlijk meesterschap" of "persoonlijk leiderschap". Iedereen in de organisatie is actief in diverse netwerken en bezig met het vormgeven van de relaties met medewerkers, leidinggevenden, collegae. Beeldvorming over de wijze waarop (het gedrag van) anderen gepercipieerd wordt beïnvloedt in grote mate het eigen handelen, en omgekeerd! Op individueel niveau is een grote behoefte te constateren aan hulpmiddelen (coaching, intervisie, counseling) om zelf vorm te kunnen geven aan deze complexe materie.

Organisatiewaarden transparant gemaakt

Sinds enkele jaren maken wij gebruik van de kennis en ervaring van de Symlog Consulting Group (SCG) in San Diego, USA; met hen hebben wij een intensieve samenwerkingsrelatie op het gebied van organisatiewaarden.

Binnen SCG leeft het researchwerk van Bales verder op het gebied van organisatiewaarden: Symlog © (een acroniem voor Systematic Multiple LevelObservations of Groups). Het concept in deze benadering is dat sociale interactie zich afspeelt in een ruimte met bepaalde waardenoriëntaties. De drie dimensies die deze ruimte omspannen zijn:

• Mate voor dominantie: waarden voor dominant dan wel ondergeschikt gedrag.
• Mate van taakgerichtheid: waarden voor de acceptatie van taakgerichtheid dan wel het afwenden daarvan.
• Mate van sociaal gedrag: waarden voor sociaal dan wel solistisch gedrag.

Deze drie verschillende hoofdassen zijn verder geclassificeerd in 26 deelgebieden die de mogelijke combinaties van waardenoriëntaties verder specificeren. De 26 deelgebieden vormen de basis voor een questionnaire die de basis vormt voor interventies op een van de drie genoemde niveaus.

Hierbij dient de actualiteit als uitgangspunt, en eigen opvattingen van de organisatie en haar medewerkers over wat gegeven de situatie als effectief wordt gezien. Dat laatste is belangrijk vanuit het perspectief dat de "magie" van organisaties toch vooral is gefundeerd op (expliciete) gemeenschappelijke opvattingen over wat als effectief beoordeeld wordt. Dat zowel op het inhoudelijke vlak (visie) als op het "hoe" (werkcultuur).

De Symlog vragenlijst is op dit moment reeds meer dan 1,2 miljoen maal in organisaties gehanteerd, en het blijkt dat deze 26 items het gehele spectrum van organisatiewaarden dekt. Door alle (lands) culturen heen blijken de vragenlijsten effectief te zijn, en de vragenlijsten zijn inmiddels ook in vrijwel alle talen beschikbaar en de resultaten af te zetten tegen de opgebouwde ervaringsprofielen.

Omdat Symlog geen expert systeem is, en de data altijd het startpunt vormen voor een ontwikkelingsproces, wordt afhankelijk van o.a. de vraag met de opdrachtgever een keuze gemaakt voor het niveau waarop de data verzameld worden (individueel, team- of organisatieniveau) en de manier waarop de terugkoppeling zal plaatsvinden.

Toepassingen op drie niveaus in organisaties

Met behulp van de Symlog-instrumenten zijn wij in staat onze opdrachtgevers te adviseren en begeleiden bij vraagstukken op alle drie de genoemde niveaus in de organisatie.

Op organisatieniveau kunnen bijvoorbeeld data worden verzameld met betrekking tot de huidige en gewenste cultuur, de mate waarin het bestaande "beoordelingssysteem" bijdraagt aan de gewenste waarden, de gepercipieerde (of werkelijke) verwachtingen van klanten over het waardensysteem van de organisatie. De resultaten van een dergelijke survey vormen het vertrekpunt voor een organisatie ontwikkelingsproces waarin de voor de organisatie meest effectieve werkcultuur kan worden geëxpliciteerd, uitspraken kunnen worden gedaan over het in de organisatie gewenste leiderschapsprofiel op de verschillende niveaus, en de basis kan worden gelegd voor het meest effectieve profiel van teams in de organisatie.

Op het niveau van teams kan met behulp van de vragenlijsten de sociale dynamiek in een team zichtbaar worden gemaakt. Deelnemers aan een team verkrijgen inzicht in hun eigen beelden en verwachtingen ten opzichte van de anderen, en de beelden en verwachtingen van anderen over hun eigen bijdragen aan het team. Door middel van een "velddiagram" dat deze samenwerkingsrelaties inzichtelijk maakt, kan het team werken aan de meest effectieve samenwerking, de organisatiewaarden die versterking behoeven en het gedrag dat van ieder van de teamleden gevraagd wordt.

Op individueel niveau kan met behulp van de vragenlijst inzicht worden verkregen in de wijze waarop een persoon op de meest effectieve manier vorm kan geven aan de relaties met collegae en anderen in de organisatie. Door stil te staan bij de beeldvorming over anderen en de wijze waarop die beelden het eigen gedrag beïnvloeden, kan inzicht ontstaan over de eigen sterke en zwakke punten in het omgaan met anderen, en kan geleerd worden andere stijlen toe te passen.

Beproefd in de praktijk

Wij beschikken inmiddels over een uitgebreide ervaring met organisatiewaarden. In een apart overzicht hebben wij een deel van de projecten waar wij succesvol gewerkt hebben opgenomen, op verzoek sturen wij u dit overzicht graag toe. Enkele voorbeelden daaruit zijn:

Engineering company

De organisatie adviesgroep van het ingenieursbureau ziet zich 5 jaar na de oprichting geconfronteerd met stagnatie in de projecten, verlies van commitment tussen de professionals en de leiding en een toenemende druk binnen de organisatie vanuit de jongere adviseurs. Met behulp van o.a. een Symlogcultuurscan is een tweedaagse werkconferentie voorbereid met de groep "senioren", waarin gezamenlijk is geanalyseerd welke waarden in het verleden en de toekomst bepalend waren/ zullen zijn voor het besturingspatroon, en op welke manier de interne besturing in de komende periode kan bijdragen aan de gewenste groei in omzet en kwaliteit van de producten en het HRM-beleid.

Large professional service firm

De (nieuwe) directie heeft een nieuw strategisch plan ontwikkeld hetgeen, naast nieuwe business doelen en enkele structurele aanpassingen voor een groot deel gericht is op de ontwikkeling van een effectieve nieuwe cultuur voor de organisatie. Samen met een veranderteam is met behulp van Symlog allereerst een conferentie voor de gehele directie georganiseerd, waarin gezamenlijk de voor de komende periode cruciale organisatiewaarden zijn gedestilleerd. Binnen de organisatie zijn managementteams per divisie gefaciliteerd om met behulp van Symlog hun eigen teameffectiviteit in relatie tot die nieuwe waarden te expliciteren en verder te ontwikkelen.

Industrial product firm

In het kader van organisatieverandering wordt gestreefd naar een meer actieve opstelling van managers, ook ten aanzien van hun eigen ontwikkeling. In een workshop met betrekking tot hun competenties en persoonlijke eigenschappen wordt Symlog gebruikt om externe belemmeringen, die van belang zijn voor de implementatie van hun ontwikkelplan, op te sporen in hun persoonlijk interne netwerk.

Over onze projecten hebben wij ook een aantal artikelen gepubliceerd:

• Using perceptions as a guide for organisational change
• Corporate culture in an cross cultural perspective
• Walking in full consciousness