Kostenbesparing weet u waar u moet zoeken?

Kostenbesparingen zijn noodzakelijk. In alle organisaties, overheid of bedrijfsleven, wordt dan ook hard gewerkt om de begrotingen op orde te krijgen. En de totale uitgaven waar mogelijk omlaag te brengen, of minimaal efficiency-verbeteringen te realiseren. Die begrotingson-derhandelingen worden vaak door wonderlijke ‘wetmatigheden’ geregeerd. Wetmatigheden die maken dat de aandacht eigenlijk alleen uitgaat naar de randverschijnselen, en niet naar de hoofdzaak zelf. Ter illustratie hiervan allereerst een verhaal van de psycholoog Watzlawick.

Een voorbijganger ziet ’s avonds een man op zijn knieën bij een lantaarnpaal, en het is duidelijk dat hij iets kwijt is. Hij voelt nauwkeurig elke straatsteen af die beschenen wordt door het licht van de lantaarn. “Bent u iets kwijt”, vraagt de voorbijganger. “Ja, antwoordt de man, ik zoek mijn horloge, die ben ik verloren”. “Dan zal ik even mee-helpen”, antwoord de voorbijganger hulpvaardig. En samen zoeken ze, gehurkt, verder, daarbij geholpen door het licht. Na een tijdje hebben ze het horloge nog niet gevonden en de voorbijganger vraagt “Weet u zeker dat u uw horloge hìer bent kwijtgeraakt?”. “Neen”, antwoord de man, “ik ben het een eindje verder in die donkere steeg verloren”. “Maar waarom zoekt u dan in vredes-naam hier”, vraagt de voorbijganger vol twijfel. “Wel, dat lijkt me duidelijk”, antwoord de man, “In die steeg is geen licht en hier wel’!

Een variant van dit verhaal treffen we vaak aan in organisaties als het aankomt op de (jaarlijkse) begrotingsonderhandelingen. Een manager bereidt zich voor op de jaarlijkse begrotings-onderhandelingen met zijn superieur, en bedenkt een strategie om daarbij zoveel mogelijk resultaat te kunnen behalen. Hij start met het budget zoals dat de vorige keer is vastgesteld. Daar bovenop zet hij een bedrag voor beleidszaken die hij vorig jaar ook al had opgevoerd, maar toen niet heeft gekregen. Vervolgens noteert hij een bedrag voor nieuw beleid dat hij dit nieuwe jaar graag wil gaan uitvoeren. En niet te vergeten een verhoging van alle bedragen vanwege de opgetreden prijs-compensatie. En tenslotte, omdat het nu eenmaal onderhandelen is, een onderhande-lingsmarge, want je moet nu eenmaal in onderhandelingen ook iets kunnen ‘weggegeven’.

Goed voorbereid met dit pakket aan budget-voorstellen gaat hij naar zijn superieur.

Maar wat een pech; zijn superieur heeft vroeger zelf ook in deze positie gezeten en kent het spel van haver tot gort. De bespreking tussen beiden verloopt dan ook ongeveer als volgt. “Ik weet dat je een onderhandelingsmarge hebt op-genomen, dus die kunnen we er als eerste direct uithalen. Verder weet ik dat je bij je voorstellen rekening hebt gehouden met een bedrag voor beleid dat je de vorige keer niet hebt gekregen. Wel, dat hebben we niet gemist, dus dat doen we dit jaar ook niet. En er is momenteel ook geen ruimte voor nieuw beleid; we zullen vooral onze huidige taken goed moeten zien uit te voeren.” Blijft over de prijsstijgingen. Daar kan de superieur niet helemaal om heen, en uiteindelijk vinden ze elkaar in de afspraak dat deze voor 50% zullen worden doorberekend, en de andere 50% door efficiencymaatregelen in de begroting door de manager zullen moeten worden opgevangen. Dit is het hele resultaat van de onderhandeling; over het onderliggende be-staande budget is in het geheel niet gesproken! Gaat u voor uzelf eens na: waar zoekt u de kostenbesparingen, en weet u zeker dat u niet alleen op plekken aan het zoeken bent om dat daar toevallig het licht schijnt?