Van deskundig naar geschikt?

“Een Billy vol literatuur

34.400.000 hits bij Google als het woord “Governance code” wordt ingetikt. Het is misschien een beetje flauw, maar toch wel een indicatie van de onafzienbare rij documenten die de laatste jaren is verschenen in het kader van de verbetering van governance in organisaties. Begrijp me goed, ik ben het van harte eens met de aandacht voor governance. De ervaringen van de laatste jaren hebben immers aangetoond dat overal bestuurders en toezichthouders flinke steken hebben laten vallen, en dat de kwaliteit en transparantie echt een stevige impuls nodig heeft.

Maar als toezichthouder in drie sectoren (volkshuisvesting, zorg, welzijn) is de hoeveelheid codes, protocollen, procedures, checklisten die ik heb ontvangen en geacht wordt allemaal te kennen en toe te passen inmiddels groot genoeg om één hele Billy van Ikea (met opzetstuk) te vullen.

Gelukkig is er al een tijdje ook een andere beweging zichtbaar, waarin de ‘soft controls’ en het gedrag in de raden van bestuur en raden van commissarissen centraal staat. Een mooi voorbeeld daarvan is de publicatie “Leading by Example” uitgegeven door DNB in maart 2013.

Lessen uit de financiële wereld

Maar zo af en toe verschijnt er toch een checklist die de moeite waard is om te kennen. Dezelfde DNB heeft in het kader van de aanpak van de governance bij financiële instellingen in 2012 een nieuwe “Beleidsregel Geschiktheid” uitgevaardigd. (Staatscourant Nr. 13546 d.d. 3 juli 2012) als een nieuw onderdeel toegevoegd aan de bestaande wetgeving rond financieel toezicht.

Op het eerste gezicht wijzigt er niet veel door deze beleidsregel. Aan bestuurders en commissarissen worden nog altijd eisen gesteld op het gebied van kennis, vaardigheden en professionele gedrag. Maar er vindt een interessante aanvulling plaats door deze kwaliteiten te plaatsen in de context van ‘geschiktheid’.

Deskundig is nog niet Geschikt

Met de toepassing van het begrip geschiktheid worden bestuurders en commissarissen uitgedaagd om – individueel en als collectief – hun geschiktheid in een bredere context en meer situationeel te beoordelen. Zo kan een bestuurder of toezichthouder wel deskundig zijn, maar onvoldoende beschikbaar (bijvoorbeeld door neven activiteiten). Of is de persoon wel deskundig, maar toont hij/zij onvoldoende motivatie om de functie te vervullen. Ook is het denkbaar dat de kwaliteiten goed zijn, maar in het licht van samenstelling en het daadwerkelijk functioneren van het collectief er onvoldoende balans is. Of tenslotte, het kan wel zijn dat een persoon goed past bij onderneming A maar dat dit niet automatisch betekent dat hij/zij ook geschikt is voor onderneming B. De memorie van Toelichting op de beleidsregel geeft vele voorbeelden.

De Geschiktheidsmatrix

In het kader van de toetsing van deze geschiktheid heeft DNB vervolgens een ‘Geschiktheidsmatrix’ ontwikkeld die, ingevuld door de betreffende raad van bestuur of raad van commissarissen aan DNB wordt voorgelegd. De matrix voorziet erin dat iedere bestuurder/commissaris individueel (en daarmee ook het collectief) wordt getoetst op kennis, ervaring en competenties op vier gebieden (elk uitgewerkt in verschillende aspecten):

• Bestuur, organisatie en communicatie
• Producten/diensten/markten van de organisatie
• Beheerste en integere bedrijfsvoering
• Evenwichtige en consistente besluitvorming’.

Van ‘weet hebben’ tot ‘expert’

Beoordeling van de geschiktheid vindt in deze matrix plaats door een keuze te maken uit drie niveaus:

• Laag: heeft op z’n hoogst weet van het onderwerp
• Midden: heeft goed inzicht in het onderwerp (maar is geen expert)
• Hoog: kan zelfstandig afgewogen oordeel vormen over het
• onderwerp (expert)

De keuze voor ‘geschiktheid’ en de confronterende manier om die geschiktheid te beoordelen op drie mogelijke niveaus is wat deze checklist zo interessant maakt. Mijn persoonlijke ervaring als toezichthouder is dat het een enorme verdieping geeft aan de onderlinge discussies tijdens bijvoorbeeld de zelfevaluatie of ter voorbereiding op een (her)benoeming. Jezelf en het collectief qua geschiktheid beoordelen op “weet er iets van”, tot en met “kan een eigen afgewogen oordeel vormen” is confronterend, maar daarmee wel louterend. En stel je daar maar eens bij voor dat je er achteraf aan gehouden kan worden!

Dank dus aan DNB. Ik heb de Geschiktheidsmatrix inmiddels een beetje ontdaan van de specifieke financiële taal en meer toegespitst op maatschappelijke organisaties waar ik nu eenmaal meer van ben. Als u de matrix wilt hebben surf dan naar de website van DNB of mail mij dat stuur ik u mijn versie graag toe.