Wie bestuurt wie?

Hoe kan ik mijn organisatie zo goed mogelijk besturen? Met vanzelfsprekend evenzoveel varianten als er situaties zijn, zoeken bestuurders naar manieren om zo effectief mogelijk te besturen, en naar hun rol in dit bestuurlijk positiespel. En daarbij komen de ideeën van prof. A.C. de Leeuw (mooi beschreven in de schriftelijke discussie van hem met Miel Otto in ‘Kijken, Denken, Doen’) goed van pas.

Nadenkend over besturing is er altijd sprake van een ‘besturend orgaan’, namelijk degene die invloed wil uitoefenen, en een ‘bestuurd systeem’, iets, bijvoorbeeld een deel van de organisatie, dat bestuurd wordt. We spreken vanaf hier van ‘BO’ voor het besturend orgaan en ‘BS’ voor het bestuurd systeem.

Of dat besturen door het BO succes heeft hangt af van een aantal voorwaarden. Heeft het besturend orgaan:

1. Een idee over de gewenste richting?
2. Voldoende en adequate informatie over de omgevingsinvloeden op het BS?
3. Informatie over de toestand van het BS?
4. Inzicht in de werking van het BS systeem (een model van het systeem)?
5. Zelf voldoende besturende maatregelen?
6. Voldoende capaciteiten om informatie te verwerken?
7. En tenslotte, realiseert het BO zich dat zij zelf soms ook weer een BS is?

Laten we de verschillende voorwaarden eens kort nalopen.

Allereerst, zonder een idee over de gewenste richting voor de organisatie kan geen enkel bestuur effectief een ander beïnvloeden. Met andere woorden een visie op de gewenste ontwikkeling (1) gecombineerd met een gezonde ambitie zijn basisvoorwaarden. Daarbij komt dat het onmisbaar is om goede informatie te hebben over de omgeving van de organisatie (2) en de toestand van het bestuurd systeem; is het duidelijk welke ontwikkelingen in de toekomst relevant zijn om rekening mee te houden, en hoe goed doet de organisatie het op dit moment, ook kijkend naar de antwoor-den die op de ontwikkelingen gegeven moeten worden (3).

De vierde voorwaarde is een interessante en ook complexe, heeft het BO een model van het te besturen systeem? Hier is aan de orde of de bestuurders weten welke reacties hun besturing in de organisatie zal opleveren. Een goede bestuurder weet welke reacties een bepaalde handeling zal geven in de organisatie, en zonder deze kennis, zonder een goed model over de organisatie zal besturen niet succesvol zijn.

De laatste drie voorwaarden hebben betrekking op het besturend orgaan zelf. Beschikt ze over voldoende besturende maatregelen (5), waar-onder positie, bevoegdheden, ruimte, acceptatie etc. En is het besturend orgaan in staat om alle informatie zelf wel goed te verwerken, beschikt ze over bijvoorbeeld de juiste kwaliteiten, deskundigheden, competenties en samen-werking binnen het bestuur etc.(6)

En als laatste, vrijwel altijd is het in het leven zo dat ieder BO zelf ook weer aangestuurd wordt door een ander besturend systeem, en dus bij tijd en wijle ook zelf een bestuurd systeem (BS) is (7)!

Misschien klink het een en ander nog wat abstract, maar ik verzeker u dat dit stukje systeemtheorie op vele manieren toepasbaar is. U kunt uw eigen positie en het positiespel in kaart brengen door een ´BO-BS analyse´ te maken. Besturende organen kunnen aan de hand van dit model reflecteren op hun eigen effectiviteit en vaststellen waar verbetering gezocht moet worden. Complexe vraagstukken kunnen gemakkelijk uiteen gerafeld worden door te bekijken hoe het ‘BO en BS’ spel er in die situatie er uit ziet. En tenslotte, ook ieder individu heeft te maken met beïnvloeding van anderen en beïnvloed worden door anderen, en wellicht kunt u er achter komen hoe effectief die individuele beïnvloeding is en waar uw aangrijpingspunten voor verbetering liggen?